Internationale Kunden in der heutigen globalisierten Welt sorgen für komplexere Versandprozesse, weshalb Unternehmen aus einer vielfältigen Auswahl von unterschiedlichen Frachtführern auswählen müssen. Da jeder Versanddienstleister eigene Anforderungen hat, gestalten sich Prozesse wie die Dokumenterstellung und Verfolgung des Versandstatus als zeit- und kostenintensiv. Dementsprechend ist eine effiziente Versandlogistik mit inkludierter Software zur Steuerung und Verwaltung aller Versandprozesse essenziell. In diesem Beitrag wird zunächst auf die allgemeine Bedeutung der Versandlogistik für Unternehmen eingegangen. Anschließend werden die Vorteile des Einsatzes einer Speditionssoftware erläutert.
Was versteht man unter Versandlogistik?
Als Bestandteil der Intralogistik einer Firma beschäftigt sich die Versandlogistik mit den Prozessen, die erfolgen, bevor die Produkte durch Dienstleister und Spediteure zum Endkunden oder Händler transportiert werden. Grundsätzlich gehören zur Versandlogistik Tätigkeiten wie das Erstellen von Versandlabels, die Festlegung von Routen und das Gefahrguthandling. Aber auch der Datenaustausch zur Warenverfolgung und das Zollmanagement sind eine essenzielle Aufgaben. Auch die Kommissionierung, die transportgerechte Verpackung der Ware sowie die Übergabe der Produkte an den jeweiligen Versanddienstleister und die Verwaltung von möglichen Retouren zählen in den Bereich der Versandlogistik. Als bedeutender Kernprozess in der Wertschöpfungskette einer Firma besitzt die Versandlogistik interne und externe Schnittstellen. Diese stehen in direkter Verbindung mit der eigenen Verwaltungssoftware des Unternehmens und mit dem Spediteur oder Versanddienstleister.
Die meisten Unternehmen arbeiten mit verschiedenen Logistikern zusammen. Dadurch können sie ihren Kunden bei der Bestellung der Ware unterschiedliche Optionen wie Standard- oder Expressversand anbieten. Dies steigert jedoch auch die Komplexität der internen Versandlogistik-Prozesse vor dem Warenausgang. Grund dafür ist, dass Dienstleister und Spediteure vorwiegend unterschiedliche Konditionen und Anforderungen haben. Mit steigenden Umsatzzahlen ist eine effiziente Planung und Umsetzung der Versandlogistik nicht mehr manuell, sondern nur noch mit einer geeigneten Speditionssoftware möglich.
Welche Bedeutung hat der Einsatz einer Speditionssoftware in der Versandlogistik?
Intelligente logistik-Softwarelösungen stellen eine funktionale Möglichkeit dar, um die vielfältigen Prozesse, die mit der Transportlogistik innerhalb der Lieferkette in einem Unternehmen zusammenhängen, zu verwalten und zu automatisieren. Dadurch können Abläufe optimiert, Fehler vermieden und nachhaltig die Produktivität der Versandlogistik gesteigert werden. Darüber hinaus lässt sich die Softwarelösung auch nahtlos mit dem ERP- und Warenwirtschaftssystem des Unternehmens verbinden, um Schnittstellen zu ermöglichen und Daten übergreifend austauschen zu können.
Der Einsatz einer Speditionssoftware innerhalb der Versandlogistik bringt vielfältige Vorteile bezüglich des optimalen Transportmanagements im Unternehmen mit sich. Zunächst werden über eine Schnittstelle alle für den Warenversand benötigten Informationen aus dem ERP- oder Warenwirtschaftssystem automatisch in die Speditionssoftware importiert. Folglich kann auf Basis von unterschiedlichen Kriterien wie der Stückzahl, Versandkosten, Lieferzeit und -ort der für den jeweiligen Transport am besten geeignete Frachtführer ausgewählt werden. Dazu bietet die Software Zugriff auf vielfältige Anbieter wie Speditionen, KEP- und Sonderdienstleister. Für den ausgewählten Anbieter werden die benötigten Lieferdokumente im nächsten Schritt automatisiert vorbereitet. Dies sind zum Beispiel Lieferscheine, Gefahrgutetiketten, Zollunterlagen und Ladelisten.
Logistikdienstleister profitieren ebenfalls
Auch der Logistikdienstleister selbst kann über die Softwarelösung weitere Informationen zu der geplanten Sendung bekommen. Nach dem Warenausgang erfolgt die automatisierte Benachrichtigung der Kunden über den Versand der Lieferung und deren Trackingnummer zur Sendungsverfolgung. Ebenfalls werden nach der Auslieferung relevante Daten zurück an das interne ERP- oder Warenwirtschaftssystem übermittelt. Darüber hinaus kann die Firma dank integrierter Track & Trace Lösung die versendete Ware jederzeit unabhängig vom Spediteur oder Transportdienstleister verfolgen und im Blick behalten. Mögliche Retouren können ebenfalls über die Speditionssoftware verwaltet werden, indem beispielsweise die Erstellung von passenden Retourenlabels automatisch erfolgt. Viele Softwarelösungen bieten zudem eine bedarfsgerechte Zusammenstellung des Funktionsumfangs durch unterschiedliche Module und erweiterte Programme an. Durch die Einbindung einer funktionalen versandsoftware in die Versandlogistik des Unternehmens können folglich Arbeitsschritte vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Insbesondere die automatisierung bietet die Möglichkeit, Zeit und Kosten einzusparen. Dabei reduziert sich zudem die Anzahl an Fehlern, die bei manuellen Tätigkeiten passieren können.
