Die Herausforderungen für Unternehmen, die im Import- und Exportgeschäft tätig sind, steigen stetig an. Die Dokumentationspflicht nimmt zu, vielfältige Regelungen der Ein- und Ausfuhrländer müssen beachtet werden, es gibt strenge Compliance-Anforderungen und der Kostendruck für Unternehmen bleibt weiterhin hoch. Hinzu kommen Fragen der Sicherheit und mögliche Probleme bei der Einbindung externer Software-Lösungen in die jeweilige IT-Infrastruktur des einzelnen Unternehmens. Abhilfe bietet hierfür eine auf das einzelne Unternehmen abgestimmte Zollsoftware. Die Möglichkeiten und Chancen durch den Einsatz dieser Software sind enorm, bei der Integration in die Unternehmensstruktur gilt es jedoch, einige entscheidende Punkte zu beachten.
Worum geht es bei der Zollsoftware genau?
Unter dem Begriff der Zollsoftware werden verschiedene Programme zusammengefasst, die zunächst einmal die Erstellung von Ein- und Ausfuhrpapieren im Warenumschlag erleichtern und beschleunigen sollen. Für die verschiedenen Länder gibt es unterschiedliche Lösungen, so wird in Deutschland das EDV-Verfahren ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungs-System) angewendet. ATLAS ersetzt das früher übliche Verfahren der zollabwicklung auf Grundlage schriftlicher Dokumente durch die elektronische Organisation der Zollabfertigung und Zollsachbearbeitung. Das seit 2016 verpflichtend benutzte Verfahren führt aufgrund der automatisierung zu einer deutlichen Vereinfachung und Beschleunigung bei der Durchführung. Aufseiten des Zolls sind alle Dienststellen innerhalb Deutschlands mit dem nötigen ATLAS-Zugang ausgestattet. Die Anmeldedaten werden an zentraler Stelle archiviert und bei Bedarf Behörden wie Zollfahndungsämtern und Finanzverwaltungen zur Verfügung gestellt.
Vor welchen Herausforderungen stehen die Unternehmen bei der Implementierung?
Nicht nur für die Zollbehörde, auch für die am internationalen Warenverkehr teilnehmenden Unternehmen bedeutet das EDV-gestützte Verfahren eine enorme Erleichterung. Allerdings ist es von großer Bedeutung, dass die betriebsintern eingesetzte Zollsoftware auf die unternehmensspezifischen Bedürfnisse hin angepasst wird. Beschränkt sich das Import- und Exportgeschäft auf Länder der EU oder wird ein globaler Handel betrieben oder angestrebt? Bestehen möglicherweise für manche der Zielländer zeitweise oder dauerhafte Sanktionsbeschränkungen für bestimmte Artikel? Welche Art von Waren wird vertrieben, sind beispielsweise Lebensmittel darunter? Soll die Zollsoftware über Schnittstellen an weitere interne oder externe ERP-Systeme angebunden werden? Diese und viele weitere Fragen müssen zwingend im Vorfeld der Installation einer Zollsoftware geklärt werden, um eine reibungslose und korrekte Zollabwicklung zu gewährleisten.
Gerade die Frage nach der Internationalität des Warenverkehrs spielt eine zentrale Rolle, da ATLAS nur für Deutschland verwendet wird. Innerhalb der EU ist zwar vertraglich festgelegt, dass in jedem Mitgliedstaat unter gleichen Bedingungen abgefertigt wird und damit auch für das ATLAS-Ausfuhrverfahren eine EU-weit einheitliche Lösung besteht. Verlässt der Wirtschaftsbeteiligte jedoch den EU-Raum, kann es oft auch komplizierter werden. In anderen Ländern werden unterschiedliche Spezialsysteme eingesetzt, beispielsweise die Zollsoftware e-dec in der Schweiz. Für den weltweiten Handel sind weitere, teilweise höchst komplexe Anforderungen bei der Abwicklung zu beachten.
Leistungsmerkmale einer modernen Zollsoftware
Die Erstellung von Ein- und Ausfuhrpapieren ist nur der absolut notwendige und grundlegendste Bestandteil einer Zollsoftware. Moderne und flexible Produkte sollten aber darüber hinaus weitere wichtige Leistungsmerkmale mitbringen. Ein Zusatznutzen, den eine Zollsoftware für den Lieferanten enthalten sollte, ist der automatisierte Erhalt einer Gelangensbestätigung, welcher die Ankunft steuerfreier Lieferungen innerhalb der EU bestätigt und die vom Gesetzgeber vorgeschrieben ist. Immer wichtiger werden im internationalen Warenverkehr auch gesetzlich vorgeschriebene Compliance-Anforderungen, die den sicheren, korrekten und legalen Handel gewährleisten. Darunter fallen zum Beispiel Handelsabkommen oder Sanktionslisten, die stets auf dem aktuellen Stand sein müssen. Die sorgfältige Prüfung von Antiterrorvorschriften der EU oder der USA bei der Warenausfuhr muss sichergestellt sein.
Transparenter Warenursprung
Ein weiterer wichtiger Punkt, der in einer guten Zollsoftware Berücksichtigung finden muss, ist die Frage nach dem präferenziellen Warenursprung. In Zeiten der globalen Arbeitsteilung ist der rechtlich verbindliche Ursprung einer Ware nicht immer leicht zu bestimmen. Mithilfe einer in der Zollsoftware integrierten Lösung zur Präferenzkalkulation kann diese Problematik schnell und exakt aufgelöst werden.
