Einer der zentralen Punkte für eine effiziente Lagerhaltung besteht in der optimalen Verwaltung des Warenbestandes. Werden zu viele Waren vorgehalten, führt dies unweigerlich zu einer ineffizienten Überfüllung der vorhandenen Lagerhallen. Aufgrund dieses fehlerhaften Bestandsmanagements muss die Lagerfläche eventuell erweitert werden, eine flexible Disposition wird erschwert und Kapital wird unnötigerweise an Waren gebunden, die noch nicht gebraucht werden. Andererseits kann es aber auch fatale Folgen haben, wenn zu wenig Güter im Warenbestand vorhanden sind. Dieser Mangel ruft schwerwiegende Engpässe hervor: angefragte Waren können nicht oder zumindest nicht zeitnah ausgeliefert werden. Das bringt Verwerfungen hinsichtlich der Kundenzufriedenheit mit sich und führt schlimmstenfalls zu einer Beendigung der Geschäftsbeziehung. Ein modernes, softwaregestütztes Bestandsmanagement minimiert diese Fehleinschätzungen. Das Bauchgefühl des einzelnen Lagermitarbeiters bei der Warenbestellung ersetzt eine valide Analyse, die zahlreiche Faktoren berücksichtigt und weitgehend automatisiert den Bestellvorgang bearbeitet.
Was versteht man überhaupt unter dem Begriff bestandsmanagement? Welche Faktoren – extern wie intern – haben Einfluss darauf? Welches sind die Vorteile einer softwarebasierten Lösung für das Bestandsmanagement im Vergleich zu analogen Ansätzen? Diese und weitere Fragen werden im folgenden Text ausführlich behandelt und geklärt.
Der Einfluss von internen und externen Faktoren auf das Bestandsmanagement
Der Begriff des Bestandsmanagements umfasst alle Entscheidungen und Handlungen, die die Lagerbestände beeinflussen. Für den einzelnen Betrieb gilt es, die Pole Liquidität und Lieferfähigkeit in einer Balance zu halten. Die Liquidität soll möglichst hochgehalten werden, indem Kapital nicht für schwer verkäufliche Produkte gebunden wird, die zudem freie Lagerflächen blockieren. Die schnelle Lieferfähigkeit von gut nachgefragten Artikeln muss allerdings auch stets sichergestellt sein, um Kundenwünsche termingerecht erfüllen zu können.
Daher gliedert sich das Bestandsmanagement in die drei Unterpunkte Bedarfsplanung, Bestandsplanung und Beschaffungsplanung. Während die Bedarfsplanung und die Bestandsplanung eher zu den internen Faktoren gehören, ist die Beschaffungsplanung ein externer Faktor, da hier der Betrieb auf die gute Zusammenarbeit mit Logistikdienstleistern und Lieferanten angewiesen ist. In der Bedarfsplanung und Bestandsplanung unternimmt die Firma den Versuch, durch möglichst ausgeklügelte Prognoseverfahren den zukünftigen Bedarf an den verschiedenen Waren im Bestand einzuschätzen. Der optimale Sicherheitsbestand muss ermittelt werden. Dazu gilt es, Maximal- oder Höchstbestände zu berücksichtigen und Warnmeldungen zu generieren, wenn eine vorher definierte Anzahl an Waren im Lager unterschritten wird.
Dies alles geschieht intern unter Berücksichtigung der verschiedenen Einflussfaktoren wie beispielsweise der Saisonalität. Ist die Bedarfsplanung und Bestandsplanung schon relativ komplex und abhängig von der Güte des herangezogenen Datenmaterials, so ist die Beschaffungsplanung eine noch größere Herausforderung, da externe Dienstleister und Lieferanten dazukommen. Wie zuverlässig und zeitnah erfolgte bisher die Belieferung? Gab es in der Vergangenheit Probleme in der Lieferkette oder sind diese zukünftig zu befürchten? Wie stellt sich die Preisentwicklung bei zugelieferten Waren oder benötigten Rohstoffen dar? Neben den firmeninternen Faktoren spielen diese Fragen in der Beschaffungsplanung mit externen Unternehmen eine große Rolle und steigern noch einmal die Anforderungen an ein effizientes Bestandsmanagement.
Vorteile der digitalen Form des Bestandsmanagements
Die bisherigen Ausführungen machen schon deutlich, dass ein gut funktionierendes Bestandsmanagement allein mit analogen, auf menschlichen Eingaben beruhenden Daten viel zu fehleranfällig wäre. Für die gesamte Planung, Kontrolle und Steuerung der Bestände muss nahezu zwingend eine leistungsfähige und auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens hin abgestimmte digitale Lösung installiert werden. Permanente Analysen zur bisherigen Beschaffungshistorie sind der Intuition des zuständigen Mitarbeiters bei Weitem überlegen. Die dynamische Berechnung artikelbezogener Wiederbeschaffungszyklen sollte die persönliche Einschätzung des Disponenten ersetzen. Mit automatisch generierten Bestellvorschlägen sorgt ein digitales Bestandsmanagement für die optimale Verfügbarkeit von Artikeln. Verschiedenste Aspekte fließen in die Berechnung mit ein und führen insgesamt zu einer höchst flexiblen Disposition. Ein softwarebasiertes Bestandsmanagement sorgt letztendlich für reduzierte Lagerhaltungskosten bei optimierten Beständen. Diese hohe Form der Prozessoptimierung ist so nur in einer automatisierten und digitalen Form des Bestandsmanagements umsetzbar.
